Privacyverklaring

Checkio wordt aangeboden door Checkio, gevestigd in Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76500608. Voor de gegevens van onze eigen klanten en websitebezoekers (accountgegevens, contact en facturatie) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Vragen kunt u stellen via support@checkio.nl.

Voor de gegevens van medewerkers en bezoekers die in Checkio worden geregistreerd, is het bedrijf dat Checkio gebruikt verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn dan verwerker en verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van dat bedrijf, vastgelegd in een verwerkersoverkomst.

• Bezoekers: naam, bedrijf, telefoonnummer, e-mailadres, gastheer/gastvrouw, tijdstip van aan- en afmelden en eventueel een handtekening voor veiligheidsregels.
• Medewerkers: naam, afdeling, personeelsnummer, badge- of NFC-code en in- en uitkloktijden.
• Gebruikers van de beheeromgeving: naam, e-mailadres en rol.
• Technische gegevens: IP-adres en logbestanden, nodig voor beveiliging en toegangsbeperking.

• Weten wie er in het pand aanwezig is, voor veiligheid en BHV-ontruiming.
• Bezoekersregistratie en het aantoonbaar aanbieden van veiligheidsinstructies.
• Tijd- en aanwezigheidsregistratie van personeel.
• Beveiliging, misbruikpreventie en het nakomen van wettelijke bewaarplichten.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (veiligheid en pandbeheer), uitvoering van de arbeidsovereenkomst en wettelijke verplichtingen.

Op dashboards, muurschermen en overzichten toont Checkio uitsluitend aantallen per zone of verdieping. Persoonsnamen zijn standaard verborgen en worden alleen zichtbaar voor geautoriseerde BHV'ers zodra een ontruiming is gestart, of voor beheerders met expliciete privacyrechten.

Elk bedrijf stelt zelf een bewaartermijn in (standaard 90 dagen). Aanwezigheids- en bezoekgegevens worden daarna automatisch verwijderd. Accountgegevens bewaren we zolang de organisatie actief is en daarna maximaal drie maanden.

Gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Wij schakelen alleen verwerkers in die een verwerkersovereenkomst hebben getekend en een passend beveiligingsniveau bieden. Wij delen gegevens met:

• Dienstverleners voor hosting, e-mailbezorging en klantondersteuning.
• Paddle.com, onze Merchant of Record (verkoper van record), voor de verkoop van abonnementen, betalingen, facturen en btw-afdracht. Paddle ontvangt alleen factuurgegevens, geen bezoekers- of personeelsgegevens.
• Adviseurs, zoals onze accountant of juridisch adviseur, waar nodig.
• Autoriteiten, wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

Toegang verloopt via persoonlijke accounts met rollen, versleutelde verbindingen (TLS) en strikte scheiding van gegevens per organisatie. Optioneel kan toegang worden beperkt tot eigen IP-adressen of landen.

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en bezwaar, en op dataportabiliteit. Neem hiervoor contact op met het bedrijf waar u zich heeft aangemeld; zij zijn verantwoordelijk voor uw gegevens. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Checkio gebruikt uitsluitend functionele opslag: een sessiecookie om ingelogd te blijven en lokale opslag voor uw gekozen organisatie en locatie. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies, dus een cookiebanner is niet nodig.